Tilbage Bedre dokumentation

Tre indsatser, der kan højne værdien af jeres dokumentation

Hvordan får borgere og medarbejdere større værdi af dokumentationsindsatser på socialområdet? Du får tips her.

Flere medarbejdere på det sociale område fylder mere og mere data ind i IT-baserede dokumentationssystemer, men når vi spørger, hvad og hvor meget viden, de hiver ud af systemet igen, så er det meget lidt. Risikoen er, at det sociale område ender samme sted som sundhedsområdet, hvor dokumentation fylder så meget, at der nu laves udviklingsprojekter for at imødegå dokumentationsoverloadet. Før det går så galt er der grund til at rette opmærksomhed på, hvordan arbejdet med dokumentation på det sociale område giver værdi til indsatserne og dermed til de borgere, medarbejderne arbejder for og med. Det kræver opmærksomhed på et overordnet politisk niveau og i de enkelte sociale tilbud.

Vi tror på, at dokumentation – god dokumentation – kan være med til at højne kvalitet og faglighed i et socialt tilbud. Det kan bidrage til faglig refleksion, udvikling af indsatserne, ikke mindst ift. samarbejdet med den enkelte borger. Men det kræver tid, vilje og løbende opmærksomhed at sikre, at arbejdet med dokumentation giver mening og værdi.

I SocialRespons har vi arbejdet med en række sociale institutioner og tilbud, som har gennemført initiativer og tiltag, som på forskellig vis bidrager til at sikre værdi af dokumentationen. Eksempler er en stærk og tydelig ledelse, der går forrest for at gøre dokumentation til en del af organisationens pejlemærker, et uddannelsesforløb for nøglemedarbejdere, som får særlig rolle i forhold til at sikre værdiskabende dokumentation, og et tredje eksempel er løbende deling af meningsfulde dokumentationsinitiativer. Overordnet mener vi, at tre fokusområder er centrale i forhold til at sikre at arbejdet med dokumentation giver værdi til den faglige praksis.

Fælles strategi og pejlemærker

På strategisk niveau skal der for hele organisationen laves klare fælles retningslinjer for, hvordan der dokumenteres, hvor meget og af hvem. Der skal ledelse til for at sikre tydelighed og sammenhæng i den overordnede strategi og styring til at sikre implementeringen i det daglige. Relevante spørgsmål for strategien er f.eks.: Hvordan skabes der overensstemmelse mellem vores værdier og pædagogiske fokus og den måde, vi dokumenterer på? Hvordan bruger vi vores dokumentation til at udvikle vores tilbud til borgeren? Hvordan sikrer vi ensretning i vores dokumentationspraksis (ordbrug, brugen af elektroniske funktioner i dokumentationssystem mv.), der er nødvendig for at vi kan bruge data igen? Hvordan er vores brugere/deltagere involveret i vores dokumentationspraksis? I arbejdet med den fælles strategi vil man også skulle lave fravalg – hvad vil vi ikke dokumentere? Aktive og bevidste fravalg kan være nødvendige.

Dokumentation som afsæt for den faglige dialog

Der skal også opøves en god praksis for, hvordan dokumentationen løbende omsættes i faglige diskussioner og udviklingsdage. En leder eller medarbejder kan få til opgave at trække data ud af dokumentationssystemet med fokus på et konkret tema eller område. Det kan være udviklingsstatistik på delmål, det kan være notater ift. med bestemte typer/temaer for eksempel ”medborgerskab” eller ”madlavning” for at se hvilke mønstre der tegner sig i forhold til de konkrete temaer. Det kan også handle om magtanvendelser og målgruppebeskrivelse eller data omkring en bestemt borger, hvor der er behov for eller ønske om faglig sparring. Hele vejen rundt handler det om hele tiden at stille spørgsmål til, hvad data ’viser’ og bruge det som udgangspunkt for diskussion, refleksion og beslutninger om eventuelle nye tiltag.

Dokumentation som en del af den pædagogiske indsats og dialog

Et aktivt fokus på dialog om borgeres aktuelle delmål – altså de områder, som samarbejdet med borgeren aktuelt er fokuseret på – er også givtigt. Gode delmål kræver en indsats og proces at formulere. Vi har lavet en lille guide med tips og tricks til det cirkulære arbejde med mål. Se tipsene til formulering delmål her.  Pædagogisk arbejde udspiller sig jo i relationen, og derfor vil det tage sig meget forskelligt ud. Borgernes situation, udfordringer og erfaringer med at være del af ”systemet” kan gøre, at mulighederne for, hvordan man kan lade en diskussion af delmål indgå som en del af samarbejdet vil variere. Vi oplever her, at der er potentiale i at afprøve nye måder at tale om delmål på. Det omfatter ikke kun skemaer og modeller, men også samtaleteknikker og mødeformer. Der er mange måder at inddrage på – og erfaringen er, at det kan lade sig gøre – men det kræver, at den enkelte organisation selv tilpasser metoder eller måske udvikler deres egne.